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NOUS GARANTISSONS LA CONFIDENTIALITÉ DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES
Chez Le Groupe AFER Ltée, nous nous engageons à préserver la confidentialité de vos renseignements personnels et à les traiter en conformité avec la loi et le respect de votre vie privée. La protection de vos données personnelles revêt une importance cruciale pour nous. Les membres de notre cabinet sont tenus à une obligation de confidentialité en vertu de leur code de déontologie. Nous nous efforçons de fournir un service de qualité supérieure.
Quatre principes nous guident :
• Se concentrer sur l’essentiel : Collecter, utiliser et divulguer uniquement ce qui est nécessaire.
• Faire preuve de transparence : Être transparent envers vous tout au long de notre relation.
• Obtenir votre consentement : Avant de collecter, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels.
• Protéger la confidentialité de vos informations : Mettre en place des mesures de sécurité robustes.
QU’EST-CE QUE NOUS COLLECTONS COMME RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous nous limitons à l’essentiel. Nous collectons les renseignements personnels nécessaires aux fins énumérées dans cette politique.
Nous considérons comme « renseignements personnels » toute information vous concernant permettant une identification directe ou indirecte (par exemple, en association avec d’autres informations).
Voici des exemples de ce que nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer :
• Nom, adresse et numéro de téléphone ;
• Date de naissance, état civil et matrimonial ;
• Cote de crédit et historique de paiement ;
• Numéro d’assurance sociale (« NAS ») ;
• Expérience antérieure en assurance, y compris l’historique des réclamations ;
• Numéro de permis de conduire, numéro d’identification du véhicule (VIN) et dossier de conduite ;
• Informations bancaires et informations de carte de crédit ;
• Informations médicales ;
• Informations sur l’emploi et les revenus.
COLLECTE ET UTILISATION DES INFORMATIONS
Les renseignements personnels recueillis par le Groupe AFER sont confidentiels ; seul le personnel autorisé à répondre aux demandes y a accès. Le dossier client ne contient que les informations essentielles nécessaires pour :
• Effectuer à tout moment une analyse complète des besoins du client ou du prospect ;
• Émettre un devis pour le(s) produit(s) ou service(s) demandé(s) ;
• Établir une police d’assurance si nécessaire.
Des informations anonymes et confidentielles sont recueillies via Google Analytics pour analyser le trafic sur notre site Internet (groupeafer.com). AFER utilise ces données uniquement dans le but d’améliorer la qualité des services et des informations proposés sur le site Internet.
EXIGENCE D’EXACTITUDE
Nous faisons le nécessaire pour que les informations contenues dans nos dossiers soient exactes, complètes et à jour. Si vous souhaitez vérifier l’exactitude ou apporter des modifications à vos renseignements personnels, vous pouvez contacter le délégué à la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées ci-dessous (au bas).
Si un responsable constate une erreur dans le dossier, malgré toute l’attention que nous y prêtons, nous la corrigerons dans les plus brefs délais et en informerons la personne concernée.
CONSENTEMENT DU CLIENT
Aucune information n’est collectée par Le Groupe AFER sans votre consentement. Le consentement peut être donné oralement en personne ou par téléphone, ou sous forme écrite (formulaire de consentement, formulaire de candidature, lettre, courriel, etc.).
Le Groupe AFER considère que votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation à des tiers tels que les assureurs nous est expressément donné lorsque vous nous communiquez des Renseignements Personnels destinés à nous permettre de vous fournir un produit ou un service. Les entités qui fournissent des renseignements personnels sur leurs employés au Groupe AFER sont responsables d’obtenir leur consentement préalable.
Lorsque vous nous contactez par téléphone pour analyser vos besoins :
• Il est entendu que vous nous donnez votre consentement et que vous avez obtenu le consentement de toutes les personnes intéressées par notre devis ou le contrat d’assurance qui peut les concerner ;
• Si la soumission ou le contrat d’assurance concerne une autre personne que vous, le courtier veillera à obtenir le consentement directement de la personne concernée, le tout conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ;
• Lorsque vous remplissez un formulaire de soumission en ligne via groupeafer.com : Vous consentez automatiquement à ce que le Groupe AFER utilise ces renseignements personnels pour analyser vos besoins et établir un devis pour le produit demandé ;
• Vous autorisez un courtier du Groupe AFER à communiquer avec vous par téléphone, courriel ou autre moyen afin de discuter de votre dossier, vous fournir le devis demandé et promouvoir les produits et services d’AFER ;
• Vous comprenez que l’utilisation de votre adresse email se fera toujours dans le but de répondre à votre demande et de bien vous servir ;
• Vous pouvez contacter l’un de nos représentants (courtiers) à tout moment pour confirmer ou retirer votre consentement pour les utilisations ultérieures de votre adresse email.
COMMENT RETIRER VOTRE CONSENTEMENT
Sous réserve de certaines restrictions légales ou contractuelles, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en soumettant une demande écrite à notre délégué à la protection des renseignements personnels à l’adresse ci-dessous. Dans certains cas, refuser de fournir certaines informations personnelles ou retirer votre consentement peut nous empêcher d’obtenir une couverture d’assurance ou d’autres produits, services ou informations.
Sauf si vous retirez votre consentement, celui-ci sera considéré comme valable pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles vos renseignements ont été collectés, même si vous cessez d’être client du Groupe AFER Ltée.
MESURES DE SÉCURITÉ
Le Groupe AFER Ltée. met en place des normes et des procédures de sécurité rigoureuses pour garantir la protection de toutes les informations personnelles sous son contrôle contre tout accès et utilisation non autorisés. Ces mesures incluent des aspects physiques tels que la restriction de l’accès à nos locaux, l’utilisation de services de déchiquetage sécurisé, et l’application de contrôles stricts pour limiter et surveiller l’accès des employés à nos installations. Nous sensibilisons également nos employés à l’importance de la confidentialité à travers des procédures internes et des programmes de formation.
Le Groupe AFER Ltée utilise des mesures technologiques telles que le cryptage, les mots de passe, les pare-feu, et d’autres mécanismes de protection des données pour assurer la sécurité des informations personnelles sous notre responsabilité.
QUESTIONS ET PRÉOCCUPATIONS
Si vous avez des interrogations ou des inquiétudes concernant vos informations personnelles ou cette politique de confidentialité, n’hésitez pas à contacter notre responsable de la confidentialité aux coordonnées ci-dessous :
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Mme Louise Beaudet
Vice-présidente
Le Groupe AFER Ltée
806 – 276 Saint-Jacques
Montréal, Québec J2Y 1N3
Téléphone : 514 510-6661
Sans frais : 1 877 715-6661
Télécopieur : 514 657-4245
lbeaudet@groupeafer.com
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Confidentiality and protection of personal information policy
WE PROTECT YOUR PERSONAL INFORMATION
WE PROTECT YOUR PERSONAL INFORMATION
At Le Groupe AFER Ltée, we are committed to protect the confidentiality of your personal information and treating it with respect for the law and your privacy. The protection of your personal information is of major importance to us. Firm representatives have an obligation of confidentiality under their code of ethics. We are committed to provide superior service.
4 principles guide us:
• Limit ourselves to the essentials. Collect, use and communicate only what is necessary.
• Demonstrate transparency. Towards you, throughout our relationship.
• Obtain your consent. Before collecting, using or disclosing your personal information.
• Protect the confidentiality of your information. With robust security measures.
WHAT PERSONAL INFORMATION DO WE COLLECT
We limit ourselves to the essentials. We collect personal information necessary for the purposes listed in this policy.
We consider “personal information” to be any information that concerns you and that allows you to be identified directly or indirectly (for example, by association with other information).
The following are examples of what we may collect, use or disclose.
-
Name, address and telephone number;
-
Date of birth, civil and marital status;
-
Credit rating and payment history;
-
Social insurance number (“SIN”);
-
Previous insurance experience, including claims history;
-
Driver’s license number, vehicle identification number (VIN) and driving record;
-
Banking information and credit card information;
-
Medical information;
-
Employment and income information.
COLLECTION AND USE OF INFORMATION
The personal information collected by The AFER Group is confidential; only personnel authorized to respond to requests have access to it. The customer file contains only the essential information we need to:
-
Carry out a complete analysis of the customer or prospect’s needs at any time;
-
Initiate a quote for the requested product(s) or service(s);
-
Issue an insurance policy to this effect, if applicable.
Anonymous and confidential information is collected through Google Analytics to analyze traffic to our website (groupeafer.com). AFER uses this data solely for the purpose of improving the quality of the services and information offered on the website.
EXACTNESS
We do what is necessary to keep information on file accurate, complete and up to date. If you wish to verify the accuracy or make any changes to your Personal Information, you can contact the Personal Information Protection Officer whose contact details are indicated below.
If the Manager notices that an error has crept into the file, despite all the attention we pay to it, we will correct it as soon as possible and inform the person concerned.
CLIENT CONSENT
No information is collected by The AFER Group without your consent. Consent can be given orally in person or by telephone, or in written form (consent form, application form, letter, email, etc.).
The AFER Group considers that your consent to the collection, use and disclosure to third parties such as insurers is expressly given to us when you communicate to us Personal Information intended to enable us to provide you with a product or service. Entities that provide Personal Information about their employees to The AFER Group are responsible for obtaining their prior consent.
When you contact us by telephone to analyze your needs:
-
It is understood that you give us your consent and that you have obtained the consent of all persons interested in our quote or the insurance contract that may concern it;
-
If the quote or the insurance contract concerns a person other than you, the broker will ensure to obtain consent directly from the person concerned, all in accordance with the Act on the Protection of Personal Information in the private sector;
-
When you complete an online submission form through groupeafer.com: You automatically consent to AFER Group using this Personal Information to analyze your needs and make a quote for the requested product;
-
You authorize a broker from Le Groupe AFER to communicate with you by telephone, email or other means in order to discuss your file, provide you with the requested quote and promote AFER’s products and services;
-
You understand that the use of your email address will always be done in order to respond to your request and serve you well;
-
You can contact one of our representatives (brokers) at any time to confirm or withdraw your consent for subsequent uses of your email address.
HOW TO WITHDRAW YOUR CONSENT
Subject to certain legal or contractual restrictions, you may withdraw your consent at any time by submitting a written request to our Personal Information Protection Officer at the address below. In some cases, refusing to provide certain Personal Information or withdrawing your consent may prevent us from obtaining insurance coverage or other products, services or information.
Unless you withdraw your consent, it will be considered valid for the period required to achieve the purposes for which your information was collected, even if you cease to be a client of AFER.
MESECURITY MEASURE
AFER maintains rigorous security standards and procedures to protect all Personal Information under its control from unauthorized access and use, which includes physical measures such as limiting access to our premises, use of secure shredding services, maintaining strict controls to limit and monitor employee access to our computer system and educating employees on the importance of confidentiality through internal procedures and training programs. AFER also uses technological measures such as encryption, passwords, firewalls and other data protection mechanisms to protect the Personal Information under its control.
QUESTIONS and concerns
If you have any questions or concerns regarding your Personal Information or this Privacy Policy, you can contact our Privacy Officer at the contact details below:
Responsible for the protection of personal information
Mrs. Louise Beaudet
Vice-president
Le Groupe AFER Ltée
806 – 276 Saint-Jacques
Montréal, QC J2Y 1N3
Phone: 514 510-6661
Toll free: 1 877 715-6661
Fax: 514 657-4245
lbeaudet@groupeafer.com
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